当极端天气预警期进入实际工作日程，项目管理组需要处理的视频会议空间配置就不只是眼前变化。把极端天气预警期、视频会议空间配置与项目管理组的现场调整职责联系起来，围绕这一议题，应先把受影响的人、区域和时间窗口梳理清楚，再决定现场动作。从项目管理组处理极端天气预警期并维护视频会议空间配置的角度看，以复地金融岛为具体观察点时，也应以当日真实运行情况为准，不把单次感受直接当成长期结论。
调整可以从影响最直接的环节开始，先稳定极端天气预警期期间的使用秩序，再修正视频会议空间配置所涉及的空间、流程和沟通接口。从项目管理组处理极端天气预警期并维护视频会议空间配置的角度看，项目管理组每完成一项相关改动都应现场复核，避免多项变化叠加后难以判断实际效果。
形成判断之前，应确认等候区与讨论区是否保持适当距离。围绕项目管理组应对极端天气预警期时的视频会议空间配置现场调整，这项信息能够帮助项目管理组判断当前现象是否真正由极端天气预警期触发，也能避免把与视频会议空间配置无关的问题一并纳入调整。把极端天气预警期、视频会议空间配置与项目管理组的现场调整职责联系起来，只有项目管理组对极端天气预警期的现场观察与视频会议空间配置记录相互印证，后续资源安排才更稳妥。
当多个环节同时变化时，应确认人数变化时是否有备用空间。把极端天气预警期、视频会议空间配置与项目管理组的现场调整职责联系起来，这项信息能够帮助项目管理组判断当前现象是否真正由极端天气预警期触发，也能避免把与视频会议空间配置无关的问题一并纳入调整。从项目管理组处理极端天气预警期并维护视频会议空间配置的角度看，项目管理组针对极端天气预警期和视频会议空间配置采取的临时方案还应写明结束条件，防止它在无人复核的情况下长期保留。
从员工的日常体验出发，建议由现场执行人核实设备故障时是否有简化替代方案，再由未参与具体操作的人复看结果。从项目管理组处理极端天气预警期并维护视频会议空间配置的角度看，双层核对能减少惯性判断，也让视频会议空间配置在极端天气预警期结束后仍有清楚的改进依据。
从管理责任看，判断重点可落在预约时长是否包含会前准备和会后整理。
项目管理组要判断极端天气预警期后的空间和服务是否适配，仍需以视频会议空间配置的连续使用体验来检验。把极端天气预警期、视频会议空间配置与项目管理组的现场调整职责联系起来，相关记录、责任和复核机制可以保持判断一致，也为后续调整留出合理弹性。